Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher

Ursus IT-Consulting & Services GmbH
Ingo Kaspers
Im Gewerbegebiet 8
66386 Sankt Ingbert

Telefon: +49 6894 959000-0
E-Mail: info@ursus-consult.de

2. Aufruf des Formulars und Server-Protokolle

Beim Aufruf des Formulars verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Methode und Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemangaben gehören.

Die Verarbeitung dient der sicheren Bereitstellung, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb des Formulars. Server-Protokolle werden grundsätzlich spätestens nach sieben Tagen gelöscht, sofern ein sicherheitsrelevantes Ereignis nicht eine längere Aufbewahrung zur Aufklärung oder Rechtsverfolgung erforderlich macht.

3. Übermittlung eines Support-Tickets

Beim Absenden verarbeiten wir die von Ihnen eingetragenen Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Telefonnummer, soweit angegeben, sowie Kategorie, Priorität, Standort, Zeitpunkt beziehungsweise Dauer des Problems, Anzahl betroffener Benutzer, aktuelle Arbeitsfähigkeit, Betreff, Beschreibung und hochgeladene Anhänge. Außerdem verarbeiten wir technische Prüfdaten zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch.

Die Pflichtangaben benötigen wir, um die Anfrage zuzuordnen, zu bearbeiten und Ihnen zu antworten. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit kein Vertragsbezug besteht, erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung an uns gerichteter Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Das Formular führt keine eigene dauerhafte Ticketdatenbank. Nach erfolgreicher Prüfung werden Ihre Angaben und Anhänge verschlüsselt per SMTP an eine ausschließlich serverseitig konfigurierte Funktionsadresse übertragen. Diese übergibt die Nachricht automatisiert an unser intern betriebenes Ticket-System. Dort wird aus der Nachricht ein Support-Ticket erstellt und zur Bearbeitung gespeichert. Das Ticket-System wird auf einem eigenen internen Server betrieben und nicht als Cloud-Ticketsystem bereitgestellt. Temporäre Uploaddateien werden auf dem Webserver nur für die Dauer der Anfrage vorgehalten.

4. Empfänger und Speicherdauer

Empfänger der Formulardaten ist die Ursus IT-Consulting & Services GmbH. Innerhalb des Unternehmens erhalten nur Beschäftigte und beauftragte Personen Zugriff, die Support-Tickets bearbeiten oder die beteiligten Systeme administrieren. Das interne Ticket-System übermittelt die Ticketinhalte nicht an einen externen Cloud-Ticketanbieter. Für den Betrieb und die Übertragung können Hosting-, E-Mail-, Backup- und IT-Dienstleister als Auftragsverarbeiter beteiligt sein.

Die im internen Ticket-System erzeugten Support-Tickets werden gespeichert, solange dies zur Bearbeitung, Erfüllung vertraglicher Pflichten, Dokumentation der Leistung oder Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Gesetzlich aufbewahrungspflichtige geschäftliche Korrespondenz wird für die jeweils geltende Aufbewahrungsdauer gesperrt beziehungsweise zweckgebunden aufbewahrt.

5. Cloudflare Turnstile

Zum Schutz des Formulars vor Spam und automatisierten Angriffen verwenden wir Cloudflare Turnstile. Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, mit verbundenen Unternehmen in der Europäischen Union.

Turnstile verarbeitet für die Bot-Erkennung technische Signale, insbesondere IP-Adresse, User-Agent, TLS-Fingerabdruck, den öffentlichen Sitekey und die aufgerufene Herkunftsadresse. Nach Angaben von Cloudflare werden weder die Inhalte des Formulars noch hochgeladene Dateien durch Turnstile ausgelesen. Unser Server übermittelt den erzeugten Prüftoken und die IP-Adresse zur Validierung an Cloudflare.

Die Verarbeitung dient der Sicherheit des Formulars und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Verhinderung missbräuchlicher automatisierter Übermittlungen. Weitere Informationen finden Sie im Turnstile Privacy Addendum von Cloudflare.

6. Cookies und lokale Speicherung

Das Ticket-Formular setzt selbst keine Cookies ein und speichert keine Formulardaten im Local Storage des Browsers. Der optionale Pre-Clearance-Modus von Cloudflare Turnstile, der ein cf_clearance-Cookie setzen kann, ist für dieses Formular nicht aktiviert. Es werden keine Analyse-, Werbe- oder Marketingdienste eingesetzt.

7. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts oder die für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde.

8. Pflichtangaben und besondere Inhalte

Ohne die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben können wir das Ticket nicht über dieses Formular bearbeiten. Freiwillige Angaben können Sie weglassen. Bitte übermitteln Sie in Beschreibung oder Anhängen keine Passwörter, MFA-Codes, privaten Schlüssel, Wiederherstellungscodes oder andere Zugangsdaten und nur solche personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung tatsächlich erforderlich sind.